Jokainen kokouksen osanottaja tekee omalla tavallaan havaintoja, tulkintoja ja johtopäätöksiä kokouksen ilmapiiristä. Se voi vaihdella kokouksen aikana esimerkiksi sen mukaan, herättääkö jokin asia erityisiä intohimoja. Ilmapiirin kiristymiseen voidaan tarvittaessa puuttua ja ottaa se keskusteluun eri tavoin. Yhden keinon tarjoaa valotekniikka. ”Ilmapiirin kiristymistä ei ole helppo ottaa keskusteluun. Voidaan vähätellä ”eihän tämä nyt mitään ole”. ”Puheenjohtajalla […]

Hallituksen puheenjohtaja toimii roolimallina hallituksen muille jäsenille halusipa hän sitä tai ei. Hänen toiminnastaan pitkälti riippuu se, toimiiko hallitus kaavamaisesti ja jokseenkin samalla tavalla kokouksesta ja vuodesta toiseen. Puheenjohtajalta voidaan edellyttää, että hän toimii johdonmukaisesti ja luotettavasti. Hänen toimintansa pitää olla järjestön arvojen mukaista ja eettisesti kestävää. Mikä tärkeintä, hänen on tunnistettava ja edistettävä järjestön […]

Hallituksen puheenjohtajalla, muilla jäsenillä ja kokouksen valmis-telijoilla ja muilla valmisteluun osallistujilla on monenlaisia kontakteja, joita kannattaa hyödyntää asioiden valmistelussa. Toimivat suhteet ovat hyvänä pohjana monipuoliselle asioiden valmistelulle. Organisaation sisällä ihmisillä on tehtävien hoitoon liittyviä suhteita. Epävirallinen yhteistyö järjestön sisällä parantaa tiedonkulkua, hyödyntää monipuolisesti ihmisten erilaista osaamista sekä kasvattaa luottamusta ja yhteenkuuluvuuden tunnetta. Nämä suhteet ovat […]

Hallitus voi yhdistyslain mukaan tehdä päätöksiä myös puhelinkokouksessa, tietoverkossa tai sähköpostilla taikka käyttäen muuta sellaista viestintää kuten videoyhteyttä, joka mahdollistaa hallituksen jäsenten yhteydenpidon päätöksen tekemisen aikana. ”Mielenkiintoista, että puhelinkokouksissa käytämme lyhyempiä puheenvuoroja kuin kokoontuessamme yhteen. Moni asia hoituu tehokkaasti.” Sähköpostikokouksia järjestetään tavallisesti silloin, kun päätettävä on yksittäinen tai vain muutama asia. Sama koskee puhelinkokouksia. Yksittäiset […]

Kokousten rytmityksen lähtökohtana on käsiteltävin asioiden tärkeys, kiireellisyys, osallistujien osallistumismahdollisuudet ja valmisteluun tarvittava aika. Hallituksen kokousajat sovitetaan vuosi- ja vastaavien kokouksiin ja muihin toistuviin tapahtumiin. Tarvittaessa pidetään myös yhtä päivää pitempiä kokouksia. Varsinkin isoissa järjestöissä kokoukset sovitaan vuodeksi eteenpäin. Sama koskee tavallisesti kokousten normaaleja alkamis- ja päättymis-ajankohtia. Kokousten tiheys Jos kokouksia on liian tiheään, valmistelu […]

Kokousten onnistumiseen vaikuttavat kokoustilat ja käytettävissä olevat tekniset välineet sekä mahdolliset tekoäly- ja muut sovellukset. Tässä erikokoisilla järjestöillä on luonnolliset erilaiset edellytykset järjestelyihin. Ideointi vaatii onnistuakseen erilaisia järjestelyjä kuin puhdas esitysten pohjalta tapahtuva päätöksenteko. Teknologia mahdollistaa kaikkien osallistumisen ideoiden tuottamiseen ja esittämiseen siten, että tuotokset ovat kaikkien nähtävillä ja että niitä pystytään myös yhdessä läpinäkyvästi […]

Asioiden perusteellinen valmistelu on välttämätön edellytys sille, että kokous voidaan hoitaa sujuvasti ja siinä tehdä onnistuneita päätöksiä. Jokainen järjestö päättää omista lähtökohdistaan yhdistyslain ja sääntöjen perusteella hallituksessa päätettävistä asioista. Tärkeimpiä hallituksessa päätettäviä asioita ovat varsinkin seuraavat: toimintaympäristöasiat: toimintakentän muutosten edellyttämät toimenpiteet, toimintaan vaikuttaviin lainsäädäntö- ja vastaaviin hankkeisiin kohdistuvat kannanotot, taloudellisen kehityksen vaatimat toimenpiteet, mahdollisten kilpailijoiden […]

Sitoutuminen on vastuuta omasta suorituksesta hallituksen puheenjohtajana ja jäsenenä järjestön palvelemiseksi, tapa suhtautua käsiteltäviin asioihin, hallituksen toimintaan, toisiin hallituksen jäseniin, muihin ihmisiin ja järjestöön sekä halukkuus käyttää omaa energiaa yhteiseksi hyväksi. Sitoutuminen on välttämätön edellytys tehtävässä onnistumiselle. Hallituksen jäsen voi sitoutua moniin kohteisiin kuten: järjestön tavoitteisiin ja toimintaan yhteistoimintaan ja yhteiseen etuun vastakohtana oman edun […]

Ihmisten välinen luottamus on välttämätön edellytys sille, että kokouksissa saadaan aikaan mahdollisimman hyviä tuloksia. Luottamus sisältyy kaikkeen vuorovaikutukseen. Sitä tarvitaan hallituksen jäsenten, muiden kokoukseen osallistuvien, kunkin oman taustaryhmän ja ulkoisten sidosryhmien ihmisten kesken. Hallituksen jäsenyys perustuu valitsijoiden luottamukseen. Jos luottamusta ei enää ole, koko hallitus tai yksittäinen jäsen voidaan erottaa yhdistyksen kokouksen päätöksellä. Erottamista ei […]

Kokoukset vaativat monenlaista työtä. Ne voivat olla kalliita erilaisine kuluineen. Ne kuluttavat arvokasta inhimillistä energiaa. Sen vuoksi kokoontumisilla on oltava selkeä tarkoitus ja tavoitteet. Ennen kokouksen järjestämisestä kannattaa kysyä, mitä kokouksella aiotaan saada aikaan vai voiko tuloksiin päästä ilman kokoontumista järjestämällä esimerkiksi puhelinkokous. Kun kokouksista päätetään vuodeksi eteenpäin, on jo siinä vaiheessa syytä miettiä kokousten lukumäärää […]